Pelajari cara mengelola supplier, membuat purchase order, menerima barang dengan update stok otomatis, dan melacak biaya pembelian.
Modul Pembelian memungkinkan Anda mengelola sisi pembelian bisnis. Daftarkan supplier, buat purchase order (PO), dan terima barang — semua dari Portal Manajemen. Saat Anda menerima barang terhadap PO, stok otomatis diperbarui di outlet tujuan. Harga modal dari PO masuk ke perhitungan HPP dan laporan keuntungan.
Komponen utama manajemen pembelian
Daftarkan supplier Anda dengan info kontak, alamat, dan catatan. Setiap PO dikaitkan dengan supplier untuk tracking dan pelaporan.
💡 Contoh:
Supplier: "PT Indofood" — Telp: 021-xxx, Alamat: Jakarta, Catatan: minimal order 50 karton
Buat PO untuk memesan produk dari supplier. Setiap PO mencantumkan produk dengan kuantitas, UOM, dan harga modal. PO melacak pengiriman yang diharapkan dan total biaya.
💡 Contoh:
PO-001 ke PT Indofood: 100 karton Indomie @ Rp 95.000 + 50 karton Supermie @ Rp 85.000 = Total Rp 13.750.000
Saat barang tiba, terima terhadap PO. Anda bisa menerima seluruh order atau kuantitas parsial. Kuantitas yang diterima otomatis memperbarui stok outlet.
💡 Contoh:
PO-001 memesan 100 karton, tapi hanya 80 yang tiba — terima 80 sekarang, sisa 20 nanti (penerimaan parsial)
Lacak siklus hidup PO dari draft hingga selesai. Status meliputi: Draft, Dipesan, Diterima Sebagian, dan Selesai.
💡 Contoh:
PO-001: Draft → Dipesan (dikirim ke supplier) → Diterima Sebagian (80/100) → Selesai (100/100)
Langkah demi langkah di Portal Manajemen
Buka Pembelian → Supplier → Tambah Supplier. Masukkan nama supplier, telepon, email, alamat, dan catatan tentang syarat order atau minimum.
Buka Pembelian → klik "Purchase Order Baru". Pilih supplier dan outlet tujuan tempat barang akan diterima.
Cari dan tambahkan produk ke PO. Untuk setiap item, tentukan kuantitas, UOM, dan harga modal per unit. Sistem otomatis menghitung total baris.
Saat barang tiba, buka PO dan klik "Terima". Masukkan kuantitas yang diterima untuk setiap item. Stok otomatis ditambahkan ke inventaris outlet.
Lihat semua PO dengan filter untuk status, supplier, dan rentang tanggal. Klik PO manapun untuk melihat detail lengkap termasuk item, kuantitas diterima, dan biaya.
Update stok otomatis dan tracking biaya
Saat Anda menerima barang terhadap PO, sistem otomatis menambahkan kuantitas yang diterima ke stok outlet tujuan. Kuantitas dikonversi ke UOM dasar sebelum update.
Update Stok
Kuantitas diterima dikonversi ke UOM dasar dan ditambahkan ke stok outlet. Pergerakan stok dicatat dengan tipe "Penerimaan Pembelian".
Harga Pokok Rata-rata Tertimbang (WAC)
Saat barang diterima, sistem otomatis menghitung ulang harga modal produk menggunakan formula Weighted Average Cost: (stok lama × harga lama + qty diterima × harga PO) ÷ total stok. Ini memastikan harga modal mencerminkan rata-rata tertimbang dari semua pembelian. Setiap perubahan harga modal tercatat di Riwayat Harga Modal dengan harga lama, harga baru, sumber (penerimaan PO atau edit manual), dan siapa yang melakukannya.
Penerimaan parsial didukung — Anda tidak harus menerima semuanya sekaligus. PO tetap terbuka sampai semua item diterima sepenuhnya atau diselesaikan manual.
Data PO terlihat di seluruh ekosistem manajemen
Semua purchase order dengan badge status, nama supplier, tanggal, dan total. Filter berdasarkan status, supplier, atau rentang tanggal.
Breakdown PO lengkap dengan line item, kuantitas, harga, kuantitas diterima, dan sisa.
Semua supplier terdaftar dengan info kontak. Klik untuk melihat semua PO dari supplier tersebut.
Pergerakan stok menampilkan entri "Penerimaan Pembelian" saat barang diterima, menciptakan audit trail yang jelas.
Lacak total pengeluaran pembelian berdasarkan supplier, produk, dan periode waktu. Masuk ke laporan HPP dan Laba Rugi.
Lihat riwayat lengkap perubahan harga modal untuk setiap varian produk. Setiap entri menampilkan harga lama, harga baru, sumber (penerimaan PO atau edit manual), link referensi PO, dan siapa yang mengubah. WAC otomatis dihitung setiap penerimaan PO.
Maksimalkan manajemen pembelian Anda
Pertahankan detail kontak supplier yang akurat dan catatan. Sertakan minimum order, waktu kirim, dan syarat pembayaran di field catatan untuk referensi cepat saat membuat PO.
Jika barang tiba bertahap, terima setiap batch terpisah. PO melacak apa yang sudah diterima vs yang belum, memberikan gambaran jelas tentang pengiriman yang pending.
Selalu masukkan harga modal aktual di PO. Data ini masuk ke perhitungan HPP dan laporan keuntungan. Harga modal yang tidak akurat menghasilkan analisis margin yang menyesatkan.
Tinjau riwayat PO secara berkala untuk mengidentifikasi pola pengeluaran, membandingkan harga supplier, dan negosiasi kesepakatan lebih baik berdasarkan data volume pembelian.
Ya. Saat Anda menerima barang terhadap PO, kuantitas yang diterima otomatis ditambahkan ke stok outlet tujuan. Catatan pergerakan stok dibuat untuk audit trail.
Ya. Anda bisa menerima kuantitas berapa pun hingga jumlah yang dipesan. Status PO berubah ke "Diterima Sebagian" sampai semuanya diterima.
Saat Anda menerima barang terhadap PO, sistem menghitung ulang harga modal produk menggunakan Weighted Average Cost (WAC). Formula ini menggabungkan biaya stok lama dengan biaya PO baru, ditimbang berdasarkan kuantitas. Setiap perubahan tercatat di Riwayat Harga Modal untuk audit lengkap. Untuk penerimaan parsial, WAC dihitung ulang per batch menggunakan hanya kuantitas yang benar-benar diterima.
Anda bisa mengedit PO dalam status Draft. Setelah barang mulai diterima, PO dikunci untuk menjaga integritas data.
Ya. Buka Pembelian → Supplier, klik supplier untuk melihat semua purchase order terkait dengan status dan total.
Login ke portal dan mulai buat purchase order. Lacak supplier, biaya, dan update stok di satu tempat.
